Ein Leitfaden zur Gründung und zum Betrieb einer erfolgreichen WordPress-Agentur

Wenn man sich genügend Entstehungsgeschichten von erfolgreichen WordPress-Agenturen anhört, wird man feststellen, dass sie sich unheimlich ähnlich anhören:

Die Gründer arbeiteten als freiberufliche Designer oder Entwickler, bauten Webseiten und führten gleichzeitig ihre kleinen (oder Solo-)Geschäfte. Unvermeidlich begannen sie sich umzuschauen und sich zu fragen, ob es Möglichkeiten gab, die sie verpassten – solche, die ihre Arbeit einfacher, ihr Leben erfüllter und ihre Geschäfte profitabler machen würden.

Das mag einem klar sein oder auch nicht, aber genau hier haben die Gründer von Kinsta angefangen. Mark, Anita, Peter und Tom leiteten 2013 ein Web-Entwicklungsgeschäft, das eine Menge Arbeit war und nicht sehr lohnend.

Schließlich erkannten die Kinsta-Gründer, dass das, was sie taten, einfach nicht skalierbar oder nachhaltig war. Und das ist ein Punkt, an dem viele WordPress-Freelancer und Inhaber kleiner Unternehmen ebenfalls ankommen.

Um diese Erzählung zu ändern, musst du bereit sein, dein Unternehmen in eine andere Richtung zu lenken. Für Kinsta bedeutete das, in das Managed WordPress Hosting zu wechseln. Für andere kann das bedeuten, dass sie eine geschäftige WordPress-Agentur aufbauen müssen. Deine Geschichte ist deine eigene, die du selbst gestalten und formen musst.

Aber egal, welchen Weg man wählt, ohne den kein Wachstum möglich ist:

• Ein Team von engagierten Experten
• Geknöpfte Prozesse und Dokumentation
• Zahlreiche Automatisierungen und Vorlagen

Das soll nicht heißen, dass man solche Elemente als WordPress-Freelancer nicht hat. Aber eine WordPress-Agentur verlangt von dir, dass du es auf eine andere Ebene bringst.

Wenn man sich in einer ähnlichen Situation befindet, in der man sich mit seiner Arbeit wohl fühlt, aber nicht das Gefühl hat, dass man seine Wirkung oder seinen Gewinn maximiert, könnte es an der Zeit sein, aus dem freiberuflichen Unternehmen eine Full-Service-Agentur zu machen.

In diesem Leitfaden zur Gründung einer WordPress-Agentur zeigen wir dir, wie man eine Agentur gründet und später, wie man sie für mehr Erfolg und Nachhaltigkeit skaliert.

Was ist eine WordPress Agentur?

Es gibt einen großen Unterschied zwischen dem Geschäft eines Freiberuflers und dem einer WordPress-Agentur. Verdammt, es gibt sogar einen Unterschied zwischen einem kleinen WordPress Unternehmen und einer Full-Service-Agentur.

Hier sind nur ein paar Möglichkeiten, wie sich die drei unterscheiden:

Hier ist, was man daraus mitnehmen sollte:

WordPress-Agenturen haben das Potenzial, viel mehr Einnahmen zu erzielen, als ein Freelancer oder ein kleines Team je erzielen könnten. Das ist jedoch nicht immer selbstverständlich.

Es gibt eine Menge Arbeit, die man in den Aufbau einer WordPress-Agentur stecken muss, wenn man davon profitieren will, also setze nicht den bloßen Akt der Einstellung eines Teams mit einem erhöhten Output gleich. Es steckt mehr dahinter.

Wie startet man eine WordPress Agentur?

Erinnerst du dich an die Episode von The Office, in der Michael Scott schreit: „Ich erkläre Konkurs!“?

Er dachte, dass es nur einer öffentlichen Erklärung bedürfe, um seine Schulden zu tilgen. Wir wissen beide, dass nichts im Geschäft oder im Leben so einfach ist. Deshalb musst du mehr tun, als dein Unternehmen als „WordPress-Agentur“ zu bezeichnen.

Wenn du bereit bist für die Herausforderung (und Belohnung), deine eigene Agentur zu gründen, fang hier an:

Schritt 1: Definiere deine Mission

Laut einer aktuellen Umfrage von FlexJobs sind dies die wichtigsten Herausforderungen, auf die sich Freiberufler konzentrieren:

• Kunden finden
• Schaffung eines vorhersehbaren Einkommensstroms
• Verwaltung ihrer freiberuflichen Tätigkeit

Wenn man sich darauf konzentriert, woher man seinen nächsten Kunden bekommt oder wie man die Verwaltung eines Unternehmens mit der Erstellung von Webseiten in Einklang bringt, ist es schwierig, sich auf eine Mission zu konzentrieren, die alles andere als eine ist:

„Mache eine tolle Arbeit bei der Gestaltung von Webseiten, so dass großartige Kunden mit mir zusammenarbeiten und mich pünktlich bezahlen wollen.“

Das alles ändert sich, sobald sich dein WordPress-Geschäft stärker etabliert hat und du eine gewisse Stabilität in deiner Arbeit geschaffen hast. An diesem Punkt musst du eine felsenfeste Mission haben, um die sich jede Entscheidung dreht – und eine, die den Fokus deiner Kämpfe auf die Menschen lenkt, denen du helfen willst.

Um deine Mission zu definieren, stelle dir folgende Fragen:

„Who will we serve?“

Mit anderen Worten: Was sollte deine Nische sein?

Obwohl Codeable keine WordPress-Agentur ist, kann man sich mit der Entwicklung der Mission des Unternehmens durchaus identifizieren.

Die Erfahrung der Gründer, die eine Entwicklungsagentur leiten, hat sie dazu veranlasst, eine Lösung für ein Problem zu finden, mit dem sie Erfahrungen aus erster Hand hatten:

„Per was frustrated with the client side, Tomaz with the freelancer side: the tons of freelancers, the bidding, the race to the bottom, the fierce competition, the poor quality of work, the missed deadlines, and all the unhappy clients and freelancers as a result.“

Wem hilfst du also am liebsten?

Fragen dich als nächstes:

„Warum wollen wir diese WordPress-Dienste anbieten?“

Hast du das Gefühl, dass es eine Marktlücke für diese Art von Dienstleistungen gibt? Oder hast du das Gefühl, dass deine Zielgruppe weitgehend übersehen wurde?

Denke darüber nach, welchen Unterschied du mit deinem Markteintritt machen wirst. Erstelle dann eine kurze Beschreibung, die das Warum deines Vorhabens zusammenfasst.

So macht es Codeable:

„Das Ziel war es, eine gesunde Umgebung zu schaffen, die sowohl Kunden als auch Freiberuflern eine verteilte Arbeit ermöglicht.“

Die Mission ist zu 100% darauf ausgerichtet, das Leben und die Geschäfte der Zielkunden von Codeable zu verbessern. Du solltest dasselbe tun.

Schließlich must du dich fragen:

„Wo soll die Agentur in 12 Monaten sein? Wie wäre es mit 24 Monaten? Oder 5 Jahren?“

Du musst nicht in der Lage sein, die Zukunft vorherzusagen, aber du brauchst einen klaren Fahrplan, der dir hilft, deine Agentur in die richtige Richtung zu bewegen.

Nimm zum Beispiel Codeable. Obwohl ihre Dienste im Laufe der Zeit immer mehr an Bedeutung gewonnen haben, ist sie in ihrem Auftrag unerschütterlich geblieben:

„Codeable begann mit kleinen Anpassungsaufgaben, aber heute helfen wir Unternehmen jeder Art und Größe. Auch wenn sich unser Leistungsumfang verändert hat, so bleibt unsere Mission, verteilte Talente freizusetzen, Chancengleichheit zu schaffen und sowohl Kunden als auch Freiberufler in die Lage zu versetzen, in einem auf Vertrauen basierenden Umfeld zu gedeihen, dieselbe. Wir konzentrieren uns nach wie vor auf Wachstum, nicht um des Wachstums willen, sondern um das Leben der Menschen zu verändern“.

Der Teil dieser Übung, in dem die Ziele festgelegt und der Weg vorgezeichnet werden, muss jetzt nicht öffentlich bekannt gemacht werden. Dein internes Team sollte sich jedoch darüber im Klaren sein, damit die eigenen Ziele und der Fahrplan für das Wachstum mit den Zielen deiner Agentur übereinstimmen können.

Sobald du deine Mission festgeschrieben hast, erstelle eine offizielle Missionserklärung, speichere sie irgendwo ab, zu der dein Team Zugang hat, und kehre dorthin zurück, wenn es an der Zeit ist, eine große Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen.

Schritt 2: Wähle deine Dienstleistungen

Jetzt, wo du weißt, wem du helfen wirst und warum, ist es an der Zeit, zu klären, was genau du für sie tun wirst und wie. Ja, du bist eine WordPress-Agentur… aber was für eine genau?

Deine Nische wird dabei etwas helfen.

Nimm Itineris, zum Beispiel. Diese WordPress-Agentur dient folgenden Zwecken:

Indem man definiert, wem genau man helfen will, kann man besser wählen, welche Dienstleistungen man anbieten muss. In den Fällen von Itineris bedeutet das:

• Premium-Web-Entwicklung
• Digitale Markenbildung
• Biddable Medien
• SEO

Dann gibt es das Beispiel von WP-Tonic, das sich auf die Entwicklung von WordPress für LMS– und Mitglieder-Webseiten spezialisiert hat.

eLearning-Unternehmen sind eine besondere Art von Unternehmen mit den Funktionen, die zur Unterstützung der Mitgliedschaft und der Integration von Online-Kursen erforderlich sind. Daher hat WP-Tonic Dienstleistungen für diese spezielle Kundengruppe entwickelt:

• Entwicklung von Webseiten
• Individuelles Design (für WooCommerce-Checkout, Lead-Gen-Landingpages, E-Mail-Marketing, Verkaufstrichter usw.)
• Entwicklung kundenspezifischer LMS-Plugins
• Grafischer Entwurf
• Suchmaschinen-Optimierung
• Verwaltetes Hosting
• Sicherheit und Backup-Unterstützung

Unterm Strich? Man darf nicht in die Falle tappen, dass eine WordPress-Agentur die gleichen Dienstleistungen anbieten sollte wie alle gleichartigen Unternehmen da draußen.

Überlege stattdessen, was deine Kunden wirklich brauchen. Dann denke darüber nach, wie sich das auf deine Stärken auswirkt.

Und mache dir keine Sorgen, wenn deine Vision für die Agentur nicht unbedingt etwas ist, das du mit dem derzeitigen Team, das du hast, unterstützen kannst. Stelle diese zusätzlichen Dienstleistungen oder Produkte ins Regal und steige langsam aber sicher zu ihnen auf.

Konzentriere dich vorerst darauf, einen immensen Wert in den von dir angebotenen Dienstleistungen zu bieten.

Konzentriere dich auf das Wesentliche: die, die du anbieten kannst, und die, die deine Kunden unbedingt brauchen. Schreibe sie mit einer kurzen Beschreibung auf und gehen Sie zum nächsten Schritt über.

Schritt 3: Bestimme deine Preise

Wenn man ein kleineres Unternehmen betreibt, zögert man vielleicht, seine Preise online zu veröffentlichen. Man möchte, dass sich Interessenten auf den Wert des eigenen Unternehmens konzentrieren und nicht darauf, wie viel es sie kosten wird, eine WordPress-Webseite zu erstellen.

Wie auch immer…

Premium-Preisgestaltung und -Wert sind von Natur aus in die Identität einer WordPress-Agentur eingebaut. Es gibt also keinen Grund, diese Informationen von der Öffentlichkeit fernzuhalten.

Außerdem kann man durch die Veröffentlichung der Entwicklungskosten und der monatlichen Preise für die Kundenbindung auf der Webseite schnell alle Interessenten aussortieren, die nicht über das Budget für deine Arbeit verfügen.

So macht es DevriX:

Die Preise für die Dienstleistungen der Agentur erscheinen mehrmals auf der Webseite. Nehmen wir jedoch an, dass jemand zu diesem Formular „Antrag auf eine Webseite“ gelangt und irgendwie jede Erwähnung von Kosten beschönigt. Das ist in Ordnung, denn hier gibt es eine weitere Erinnerung:

Wie man sich vorstellen kann, macht dies deine Gespräche mit Interessenten viel aussagekräftiger. Du musst nicht um die Frage des Preises herum steppen. Das ist bereits festgelegt. Stattdessen kannst du dich einfach darauf konzentrieren, was sie brauchen und wie du es lösen willst.

Was die Frage betrifft, wie viel du von deinen Kunden verlangen wirst, so wird es ein wenig Arbeit erfordern, dies zu klären.

Prüfe den Marktdurchschnitt

Um zu beginnen, rufe die Liste der Dienstleistungen aus dem vorherigen Schritt auf.

Als Nächstes überprüfe deine Top-Konkurrenten auf dem Markt – diejenigen in einer ähnlichen Nische und mit einem ähnlichen Angebot. So erfährt man einen guten Anhaltspunkt, wie hoch der Preis ist und was sich die Zielkundschaft leisten kann.

Dann musst du einige interne Berechnungen anstellen.

Auflisten der Gemeinkostenanteile

Führe die einzelnen Kosten auf und gib an, wie viel du jeden Monat dafür schuldest. Dazu gehören Dinge wie:

• Business-Software
• Geschäftslizenzen und Versicherung
• Steuerzahlungen
• Büroräume und Versorgungseinrichtungen
• Ausrüstung und Mobiliar
• Web-Hosting, Domain und damit verbundene Ausgaben
• Gehälter, Leistungen, PTO
• Unternehmensreisen, Veranstaltungen usw.

Natürlich muss man mehr tun, als nur seine Kosten zu decken. Aber man muss diese Zahlen erst einmal durchgehen, um sicherzustellen, dass man auf dem richtigen Weg ist.

Einen Aufschlag festlegen

Welche Art von Marge braucht man, um rentabel zu sein?

Mit anderen Worten:

Wenn die Gemeinkosten etwa 20.000 EUR pro Monat betragen, wie viel Geld braucht man dann, um einen gesunden Gewinn zu erzielen? Wäre ein Aufschlag von 30 % (6.000 EUR) ausreichend?

Denke daran: Wenn du in der Lage sein möchtest, Kunden erstklassige Angebote zu machen und das Team, das die Show leitet, zu betreuen, brauchst du Geld, um wieder in dein Unternehmen zu investieren.

Finde den idealen Preisaufschlag und setze diesen dann als deinen monatlichen Zielwert für den Umsatz fest.

Lege den Preis fest

Teile dein Zieleinkommen durch die Anzahl der Projekte, die du vernünftigerweise in einem Monat übernehmen könntest.

Vergleiche nun deine Kosten pro Projekt mit dem durchschnittlichen Marktpreis. Fällt deine Zahl zu gering aus? Ist sie zu hoch? Wenn es eine Diskrepanz gibt, rechtfertigt der Wert deines Angebots diese? Wie Tom Zsomborgi, Mitbegründer und CFO bei Kinsta, sagt:

“Wenn ein niedrigerer Preis euer bestes Differenzierungsmerkmal ist, solltet ihr euer Geschäft überdenken. Ein Wettlauf nach unten ist keine gute Taktik und funktioniert selten.”

Solange man genug Geld verdient, um profitabel zu sein, und der Kunde mit etwas von großem Wert davonkommt, kann man sich auf diesen Preis festlegen.

Erstelle dein Preisblatt, wenn du fertig bist, und veröffentliche die Preise auf deiner Webseite, wenn sie fertig ist.

Vergiss nicht, deine Kosten und Preise jedes Jahr neu zu bewerten. Wenn eure Dienstleistungen stärker und euer Angebot komplexer werden, sollten sich diese Zahlen ändern.

Schritt 4: Wähle einen Namen

Ich weiß, dass dies etwas zu sein scheint, was man früher tun sollte, aber ich denke, es ist wichtig, herauszufinden, was dein Unternehmen anbieten wird und wie hoch das Angebot sein wird, bevor man sich für einen Namen entscheidet.

• Sobald deine Markenidentität ausgearbeitet ist, ist es an der Zeit, einen Namen zu wählen. Denke dabei an die folgenden Tipps:
• Wenn du nicht das Gesicht des Unternehmens sein und an jedem Projekt beteiligt sein willst, entferne deinen Namen davon.
• Mache es kurz.
• Mache ihn leicht aussprechbar.
• Weise auf dein einzigartiges Wertversprechen und deine Stärken hin.
• Spiele mit erfundenen Wörtern, statt mit solchen, die in den Köpfen deiner Kunden vielleicht schon eine starke Assoziation haben.
• Stelle sicher, dass kein anderes Unternehmen sie oder eine Variation davon bereits hat.
• Prüfe, ob der Domainname verfügbar ist.

Wenn du dich für ein paar Optionen entschieden hast, lass sie von anderen ausführen: von deinen Mitarbeitern, früheren Kunden und sogar von deinen Followern in den sozialen Medien.

Lasse dir einen Maßstab dafür geben, wie sie sich dabei fühlen. Die merken eher, wenn etwas „daneben“ ist, weil sie dem nicht so nahe sind wie du.

Wenn du den Namen festgenagelt hast, mache dich an die Erstellung deines Logos und anderer Markenelemente.

Schritt 5: Erstelle eine neue Webseite

Eine Agentur Webseite muss schon Ihre Kompetenzen zeigen. Mit anderen Worten: Bevor potenzielle Kunden sich dein Portfolio von Arbeiten ansehen, sollte deine Webseite als Beweis dafür stehen, was du kannst.

Deine Webseite muss auch mehr als nur informieren. Es geht darum, dass sie so viel Arbeit wie möglich für dich erledigt, dass sie fast wie ein anderes Teammitglied wird.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie du das erreichen kannst:

Wechsel zu Managed WordPress Hosting

Du weißt, wie zeitaufwendig die Verwaltung des Web-Hostings sein kann, insbesondere bei steigendem Datenverkehr.

Deshalb solltest du dein eigenes Webhosting auslagern. Das Letzte, was man will, ist eine langsam ladende Webseite, die von der bezahlten Kundenarbeit ablenkt, die man erledigen muss.

Falls du das noch nicht getan hast, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, deine Webseite auf ein WordPress-Hosting bei Kinsta zu stellen.

Du wirst die Vorteile einer schnellen, sicheren und gesicherten Webseite genießen – ohne die Mühe, sie selbst zu verwalten. Wenn du jedoch sehen willst, was hinter den Kulissen passiert, und die Kontrolle über deine Serverleistung übernehmen willst, macht MyKinsta dies unglaublich einfach:

Die Arbeit mit einem verwalteten WordPress Host gibt dir nicht nur Sicherheit, sondern stellt auch sicher, dass deine Webseite für Interessenten, die sie besuchen, immer in bester Verfassung ist.

Dank der verschiedenen MyKinsta-Benutzerrollen hast du außerdem die volle Kontrolle über den Benutzerzugriff auf die von dir entwickelten Webseiten. Und mit dem erweiterten Website-Transfer-Tool von Kinsta ist es ein Kinderspiel, fertige Projekte an Kunden weiterzugeben.

Du kannst sogar Seiten auf Konten übertragen, die nicht zu Kinsta gehören. Alles, was du dafür brauchst, ist ihre E-Mail Adresse. So hast du mehr Zeit, dich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren, z. B. auf die Verwaltung und das Wachstum deiner Agentur.

Sie haben auch Zugriff auf die Kinsta-API, über die Sie nahtlos mit den Kinsta-Diensten interagieren können, z. B. eine WordPress-Site erstellen, eine Liste von Sites abrufen usw.

Zeige deine beeindruckendsten Arbeiten

Deine Webseite wird alles haben, was eine kleinere WordPress-Website hat. Allerdings muss dein Portfolio wirklich deine Interessenten aus den Socken hauen.

Erwäge die Verwendung eines WordPress-Portfolio-Plugins, das deine aktuellsten und relevantesten Beispiele zum Glänzen bringt.

Und scheue dich nicht, ein Portfolio zu erstellen, das von dem abweicht, was erwartet wird. Wirf einfach einen Blick auf das Portfolio für Neuralab (ihre Fallstudie kannst du hier lesen):

Neuralab fügt seinem Portfolio kundenspezifische Details hinzu. Auf den ersten Blick sieht es aus wie ein Standard-Grid-basiertes Portfolio. Die Funktionalität offenbart jedoch mehr Details, wie z.B. welche Art von Projekt es war, sowie View and Like-Statistiken von Behance.

Stelle dein Team vor

Wenn man ein kleineres Unternehmen führt, ist es für Kunden leicht, die Gesichter der Teammitglieder zu sehen und jeden von euch auf einer persönlichen Ebene kennen zu lernen.

Wenn man eine Agentur aufbaut, wird das Team wachsen, und es wird schwierig werden, diese persönlichen Beziehungen mit so vielen beteiligten Mitarbeitern herzustellen. Die Vorstellung des Teams über die Webseite ist eine Möglichkeit, dieses potenzielle Gefühl der Trennung, das die Kunden möglicherweise empfinden, zu dämpfen.

Triggerfish macht das wirklich gut:

Jedes Teammitglied hat ein natürlich aussehendes Foto, Kontaktdaten und eine Position.

Auf diese Weise lässt sich das Team auf zweierlei Weise zur Geltung bringen. Du kannst die Kunden den Menschen hinter den Kulissen vorstellen. Aber es ist auch wie eine Bescheidenheit:

„Sieh dir an, wie viele Leute bei uns für dich arbeiten!“

Eine Vielzahl von Kontaktkanälen hinzufügen

Weil nicht mehr nur man selbst am anderen Ende des Telefons oder der E-Mail sitzt, kann man Interessenten so viele Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme geben, wie man möchte:

• Eine Firmen-Telefonnummer
• Eine E-Mail-Adresse (oder verschiedene Adressen für verschiedene Abteilungen)
• Ein Kontaktformular
• Live-Chat oder Chatbot
• Ein Support-Portal.
• Social Media (wenn man dort Antworten und Unterstützung anbieten will)

Nur weil man alle diese Kontaktstellen anbieten kann, heißt das aber nicht, dass man sie alle auf seiner Webseite aufnehmen muss. Schaue dir Red Factory an (ihre Fallstudie kannst du hier lesen):

Diese Agentur hat nichts weiter als ein Kontaktformular und Google Maps mit einer Adresse.

Es besteht immer die Möglichkeit, dass du dich und dein Team zu sehr in Anspruch nimmst, also wähle nur die Kontaktkanäle, die am sinnvollsten sind.

Automatisiere den Conversion-Prozess.

Auch wenn du mehr Leute hast, die den Verkauf für dich erledigen, lass deine Webseite einige der eher alltäglichen Aufgaben erledigen.

Wenn du zum Beispiel einen kundenspezifischen Entwicklungsdienst anbietest, aber zuerst Interessenten für einen Discovery-Anruf ans Telefon holen möchtest, dann verwende ein WordPress-Buchungsplugin und lass sie selbst Termine buchen.

Wenn du anfängst, wiederkehrende Dienstleistungen zu verkaufen, fühlen sich deine Interessenten vielleicht selbstbewusst genug, um sich für sie anzumelden, ohne zuerst mit jemandem sprechen zu müssen.

In diesen Fällen kann man den Zwischenhändler (d.h. das Verkaufsgespräch) ausschalten, indem man seine Webseite mit „Jetzt kaufen“-Buttons und einer eigenen Kasse ausstattet, wie es SkyrocketWP tut (die Fallstudie kannst du hier lesen).

Schritt 6: Regelung der rechtlichen Fragen

Nachdem das Branding auf den Punkt gebracht wurde, und bevor du mit den Kunden beginnst, solltest du die rechtlichen Dinge aus dem Weg räumen.

Mir ist klar, dass dies der am wenigsten lustige Teil der Gründung einer WordPress-Agentur ist, aber es ist der wichtigste Teil. Man weiß nie, wann ein rechtliches Problem auftauchen könnte oder woher es kommt, deshalb ist es am besten, alle Teile jetzt zu erledigen, damit man vorbereitet ist.

Hier sind einige Dinge, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen:

• Registriere dein Unternehmen.
• Schütze dein Logo.
• Kaufe deinen Domainnamen.
• Melde eine Geschäftslizenz in deiner Gemeinde an.
• Besorge dir alle notwendigen Geschäftsversicherungen (z.B. Haftpflicht-, Sach- und Unfallversicherung).
• Füge deiner Webseite eine Datenschutzerklärung, Geschäftsbedingungen und einen Cookie-Hinweis hinzu.

Es ist auch eine gute Idee, darüber nachzudenken, wo man sich Hilfe bei der Steuerverwaltung, den personellen Ressourcen und der Rechtshilfe holen kann.

Dein Unternehmen braucht diese Hilfe heute vielleicht nicht, aber die Dinge werden sich schnell ändern, sobald du den Ball ins Rollen bringst, und du solltest diese wichtigen Support-Systeme, die dich und dein Unternehmen schützen sollen, nicht aus den Augen verlieren.

Schritt 7: Verteile die Aufgaben an dein Team

Um eine erfolgreiche WordPress-Agentur zu leiten, musst du als erstes aufhören, alles selbst zu machen, oder alles gleichzeitig zu machen. Also, eins nach dem anderen:

Minimieren deine Rolle

Schreibe jede Aufgabe auf, die du erledigst. Was sie beinhaltet. Warum du sie erledigst. Wie sie sich in das Gesamtbild einfügt.

Schreibe alle Aufgaben, die dir Spaß machen, und was du besser als jeder andere kannst, in eine „Keep“-Spalte.

Schreibe alle Aufgaben, die dir keinen Spaß machen oder die zu viel Zeit in Anspruch nehmen, in eine „Delegieren“-Spalte.

Mache dann eine Übersicht darüber, wem du die Aufgaben des Delegierten übertragen willst. Zum Beispiel:

• Die E-Mails, die der Kunde an den Projektleiter sendet, gehen an den Projektleiter.
• Die Rechnungserstellung und Follow Up geht an den Büroassistenten.
• Social Media-Beiträge gehen an den Marketer.

Wenn du auf eine Aufgabe stößt, die nicht perfekt passt, dann weißt du, dass es eine neue Rolle zu besetzen gibt. Es kann sein, dass dies nicht sofort geschieht, aber wenn diese relevanten Verantwortlichkeiten sich summieren und dich und dein Team belasten, weißt du, dass es an der Zeit ist.

Das Kernteam stärken

Wenn du dir die Liste der von dir angebotenen Dienstleistungen oder Produkte anschaust, wird klar, welche Rollen im Mittelpunkt stehen. In der Regel sind dies der Webdesigner, der Webentwickler, der Texter und der Projektleiter.

Vergewissere dich, dass du Mitarbeiter und Auftragnehmer hast, die das Wesentliche ausfüllen, falls du es nicht schon getan hast.

Stelle außerdem sicher, dass du das Budget hast, um deinen Teammitgliedern einen konkurrenzfähigen Lohn zu zahlen. Wenn du dir damit schwer tust, dann ist etwas nicht in Ordnung. Entweder sind deine Leistungen nicht hoch genug bewertet oder du versuchst, dein Team zu schnell aufzustocken. Tritt einen Schritt zurück und finde heraus, wo die Unterbrechung liegt, bevor du weitermachst.

Personal für zusätzliche Dienste

Sobald deine Agentur superschlank geworden ist und über die Kapazität und das Budget verfügt, um mehr zu tun, fange an, Rollen für neue Dienstleistungen und Möglichkeiten wie

• SEO
• Animator
• UX-Schreiber
• Manager für Kundenerfolg
• Teamleiter wie CTO, CMO, etc.

Wenn du dir eine der führenden WordPress-Agenturteamseiten wie diese von WebDevStudios anschaust, wirst du sehen, dass die Einstellungen des Abteilungsleiters besonders wichtig werden:

Fange nur nicht an, Rollen um ihrer selbst willen hinzuzufügen. Wenn es eine Nachfrage danach gibt und die Zahlen beweisen, dass es gut für den Gewinn ist, solltest du erst dann mehr Einstellungen vornehmen.

Schritt 8: Erstelle deine Toolbox

Das mag kontraintuitiv erscheinen, aber du wirst Geld für eine bessere Toolbox ausgeben müssen, wenn du mehr Geld verdienen willst.

Deshalb musst du Folgendes tun:

Bewerte deine aktuelle Toolbox

Wenn du derzeit irgendwelche Business Tools oder Software verwendest, schreibe eine Liste mit allen von dir verwendeten Tools und deren Zweck auf.

Schaue als nächstes die Fähigkeiten dieser Tools an und beantworte die folgenden Fragen ehrlich:

„Kann dieses Tool mit deinem Unternehmen skalieren?“

Wenn nicht, markiere es zum Löschen.

Du brauchst Tools, die es dir und deinem Team ermöglichen, schneller und effizienter als je zuvor voranzukommen. Nur so kannst du Dienstleistungen in großem Umfang anbieten und deine Einnahmen vervielfachen.

Die Lücken ausfüllen

Schaue dir deine Liste an und schau, ob du etwas vermisst. Vielleicht ist es ein Tool, für das du dich noch nicht entscheiden konntest oder etwas, von dem du dachtest, du wärst noch nicht bereit dafür.

Zum Beispiel:

• Mitgliedschaft auf einer Stock-Foto-Seite
• Übergabetool für Designer und Entwickler
• Premium-WordPress-Plugins oder Premium-Themes
• SEO-Auditierungssoftware
• Software zur Zeiterfassung
• Verkaufstrichter-Tool

Schaue nicht nur auf das, was du brauchst. Berücksichtige die Bedürfnisse deines Teams. Was wird sie in die Lage versetzen, auf ihrem Niveau am besten zu arbeiten und im Gegenzug ein besseres Angebot für deine Kunden bereitzustellen?

Sobald du eine Liste mit allen Tools hast, die du hinzufügen, aktualisieren oder löschen musst, kannst du dich an die Arbeit machen. Du solltest dir darüber keine Sorgen machen und dein Team nicht zu einem Zeitpunkt übergehen, an dem deine Agentur in Bewegung ist.

Schritt 9: Entwickle und dokumentiere deine Prozesse

Du wirst eine Menge Struktur für deine Agentur brauchen. Dies ist aus mehreren Gründen von Vorteil.

Zunächst einmal macht es ein gut entwickelter und dokumentierter Prozess einfacher, konsistente Ergebnisse für die Kunden zu erzielen. Zweitens erleichtert es neuen Mitarbeitern den Einstieg in die Arbeit.

Auch hier geht es darum, die Geschwindigkeit, Agilität und Genauigkeit des Unternehmens zu erhöhen. Und die etablierten Systeme werden den Zweck erfüllen.

Wirf einen Blick auf die Webseite der Agentur Iron to Iron:

Es ist kein Geheimnis, nach welchem Verfahren das Team Webseiten für Kunden erstellt – und das ist nur das, was die Leute von außen sehen.

Intern verfügt diese Agentur wahrscheinlich über eine Dokumentation, die jeden einzelnen Schritt des Prozesses detailliert beschreibt. Darüber hinaus werden die Prozesse wahrscheinlich durch eine Reihe von Software-Automatisierungen, Checklisten und Vorlagen ergänzt.

Das ist genau das, was du tun musst.

Organisatorische Prozesse

Erstelle, wie du es mit deiner Toolbox getan hast, eine Liste der Prozesse, die du derzeit in deinem Unternehmen verwendest.

Gibt es welche, die veraltet oder ineffizient sind? Aktualisiere sie, bevor du etwas anderes tust.

Dann gehe einen Schritt zurück und überlege, wofür du noch Prozesse haben solltest.

Wenn du neue Dienstleistungen (oder sogar wiederkehrende Abonnements oder Produkte) hinzufügst, fügst du verwandte Prozesse zu deiner Hauptliste hinzu.

Wie sieht es mit der Verfolgung von Leads aus und der Weiterverfolgung von Leads aus? Stellst du Rechnungen an Kunden aus? Das Verschieben von Projekten von einem Teammitglied zu einem anderen?

Es gibt so viele verschiedene Dinge, über die man jetzt nachdenken muss. Deshalb ist es so wichtig, sich aus der praktischen Arbeit der Webentwicklung herauszuziehen, damit du das Big Picture sehen kannst, das deiner Agentur hilft, wie eine gut geölte Maschine zu laufen.

Erstelle für jeden Prozess ein eigenes Dokument und speichere es an einem sicheren und zentralen Ort. Es könnte so etwas wie eine Team-Dropbox, Google Drive oder eine Projektmanagement-Plattform sein.

Kunden-Management-Prozesse

Vergiss nicht die Suche, das Einsteigen und die Kunden Managementprozesse.

Je mehr Kunden man betreut, desto schwieriger wird es, alles im Auge zu behalten, wenn man nicht über entsprechende Systeme verfügt.

Hast du ein CRM? Wie wäre es mit einem kundenfreundlichen Projektmanagement- und Kommunikationswerkzeug? Wie wäre es mit einem Verfahren zur Erstellung eines benutzerdefinierten WordPress-Dashboards, um Webseiten-Kunden den Zugang zum CMS zu erleichtern?

Es ist auch wichtig, dass du über vorgefertigte Vorlagen für Angebote, Verträge und Einarbeitungsschritte verfügst, damit du Interessenten so schnell wie möglich aus der Verkaufspipeline heraus und in deine aktive Projektwarteschlange aufnehmen kannst.

Mitarbeiter-Management-Prozesse

Dasselbe gilt für die Einstellung, Prüfung und Eingliederung von Mitarbeitern.

In den früheren Tagen deines Unternehmens hast du wahrscheinlich Leute, die du kennst, um Empfehlungen oder Stellenausschreibungen in Online-Boards gebeten, nur um etwas Erleichterung zu bekommen. Wenn es um deine Agentur geht, musst du jedoch über mehr als das nachdenken:

„Entsprechen die Fähigkeiten dieser Person dem, was ich suche?“

Jetzt musst du darüber nachdenken, wie du Leute finden kannst:

• Um spezialisierte Rollen in deinem Unternehmen zu besetzen.
• Wer mit deiner Agentur langfristig wachsen will.
• Wer zu deiner Firmenkultur passt.

Es gibt wirklich keinen Raum für Kompromisse, da ein schwaches Glied die ganze Sache aus dem Ruder werfen könnte.

Baue deine Vorstellungsgespräche und Einstellungsverfahren aus, um Leute zu finden, die in gut zu euch passen. Wenn sie erst einmal in deinem Team sind, brauchst du Prozesse, die ihnen helfen, in deiner Agentur zu wachsen.

Eine andere Sache, über die man nachdenken sollte, ist die Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessentwicklung und -dokumentation.

Wenn du erst einmal ein paar grundsolide Mitarbeiter gefunden hast, solltest du sie befähigen, die Verantwortung für ihre Prozesse und ihre Dokumentation zu übernehmen. Wenn du sie stärker in die Gestaltung deiner Agentur einbinden kannst, werden sie sich langfristig stärker für deine Mission engagieren.

Schritt 10: Erstelle ein internes Reporting

Es wird schwierig sein, den Überblick zu behalten, wenn die Größe deines Unternehmens, deiner Kundenliste und deines Teams wächst. Aber du brauchst Zugang zu diesen Daten, damit du intelligentere Geschäftsentscheidungen für deine Agentur treffen kannst.

Du solltest zwar Zeit für die Überprüfung deiner Daten einplanen, aber du kannst die eigentliche Arbeit der Erstellung der Berichte automatisieren. Hier sind einige Stellen, an denen du dies tun kannst:

• Google Analytics (oder eine seiner Alternativen) zur Verfolgung des Webseiten-Traffics, der Verweisungsquellen, Absprungraten, Konversionen und anderer wichtiger Leistungskennzahlen. Hier findest du eine praktische Anleitung, wie du Google Analytics zu deiner WordPress-Seite hinzufügen kannst.
• Das CRM, um die Leads, die in deine Vertriebs-Pipeline eingehen, die Konversionsraten, den Kundenlebenszyklus und die geplanten Einnahmen im Auge zu behalten.
• Deine Projekt- oder Aufgabenmanagement-Software, um den Projektstatus, Engpässe, ineffiziente Arbeitsabläufe usw. zu überprüfen. Hier ist eine ausführliche Anleitung, die zwei der bekanntesten Tools vergleicht: Trello vs Asana oder ein paar andere Alternativen.
• Deine Kommunikationssoftware, um schnell und effektiv mit deinen Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren: Slack oder Microsoft Teams sind gute Optionen. Lies unseren Vergleich zwischen ihnen: Slack vs. Teams.
• Dein Zeiterfassungstool zur Überwachung der Teamleistung, zur Überwachung des Umfangs und so weiter.
• Fehler- und Problemverfolgungsprotokolle, um ungelöste Fehler, wiederkehrende Probleme, verpasste Kundenservice-Gelegenheiten usw. nachzuverfolgen.
• Online-Reviews und Kundenfeedback-Berichte zur Ermittlung von Teamgewinnen und zur Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten.

Durch die Automatisierung dieser Berichte lässt sich mehr Zeit für Maßnahmen aufwenden – sei es, dass es dein Team zusammenbringt, um einen großen Sieg zu feiern, mit einem Teammanager zusammenarbeiten, um einen undichten Prozess zu reparieren, oder dass du dich entscheidest, einen unbeliebten Dienst zu entfernen.

Wie skaliert man eine WordPress Agentur?

Es gibt viel zu tun, um eine WordPress-Agentur zu gründen. Aber wenn du deine gut geölte Maschine erst einmal zum Laufen gebracht hast, ist es Zeit, die Dinge wirklich hochzufahren.

Schaue dir nur Kinsta an. Der Wechsel von einer Webentwicklungsagentur im Jahr 2013 zu einem verwalteten WordPress-Hosting hat viel Mut erfordert.

Aber jetzt sind sie da: Sie wachsen kontinuierlich über die siebenstellige Marke hinaus und behalten gleichzeitig das Qualitätsprodukt, das die Kunden kennen und lieben gelernt haben.

Das ist nicht nur durch reines Glück geschehen. Und dasselbe wird auch für dein eigenes WordPress-Geschäft gelten.

Wenn du bereit bist, hier sind einige Möglichkeiten, mit der Skalierung zu beginnen:

Wiederkehrende Einkommensströme erstellen

Viele WordPress-Agenturen finden ihre Basis durch den Verkauf von Web-Entwicklungsdienstleistungen. Das einzige Problem ist, dass dies eine einmalige Dienstleistung ist. Das kann die Umsatzprognose erschweren und auch dazu führen, dass viel Energie verschwendet wird, um ständig neue Kunden zu gewinnen.

Mit wiederkehrenden Einnahmequellen hingegen lässt sich eine große Stabilität und Skalierbarkeit des Cashflows erreichen.

Hier sind einige übliche Wege, wie WordPress-Agenturen ihren Unternehmen wiederkehrende Einnahmen zuführen:

• Wartungsdienste für die Webseite
• Verwaltetes WordPress-Hosting
• Affiliate-Marketing
• Premium-Informationsprodukte wie Kurse, Webinare usw.
• Entwicklung von WordPress-Themes oder Plugins

Das Schöne an einigen davon ist, dass man die Prozesse nicht verwalten muss, wenn man nicht will (z.B. wenn man Wartungsdienste auslagert und seinen Kunden einen Aufschlag berechnet).

Was die anderen betrifft, so profitiert man von den Vorteilen, wenn man etwas aufbaut, das eins zu eins erledigt ist. Du musst deine Produkte zwar immer noch unterstützen und sie auf dem neuesten Stand halten, aber der Großteil der Arbeit geschieht im Voraus.

Werde eine Maschine zur Erzeugung von Inhalten

Die Agenturen sollten nicht da draußen sein und sich um Kunden bemühen. Zu diesem Zeitpunkt im Spiel sollten die Kunden nach dir schreien, um mit dir zu arbeiten.

Wie kann man das am besten erreichen? Steigere deine Online-Sichtbarkeit und Autorität mit hochwertigen, umsetzbaren, Evergreen Inhalten.

• Veröffentliche mindestens zwei oder drei Tage pro Woche Blog-Einträge.
• Veröffentliche täglich Beiträge in den sozialen Medien: Schreibe weniger über dich selbst (ca. 20%) und schreibe mehr über den Austausch nützlicher Tipps und Erkenntnisse von anderen (ca. 80%).
• Gastblog auf hochkarätigen Webseiten, auf denen sich dein Publikum und deine Kollegen befinden.
• Erstelle Podcast-Spots zu relevanten Sendungen (hier ist, wie man einen Podcast mit WordPress startet).
• Erstelle herunterladbare Lead-Magnete, die die Besucher deiner Webseite zum Handeln anregen.
• Baue ein Repository mit Langform-Inhalten auf, entweder in schriftlicher Form oder als Video (live oder als Vorab-Aufzeichnung).

Wenn du mit deinen Inhalten Eindruck machst, wirst du feststellen, dass du nie wieder nach Kunden (oder Geschäftspartnern!) suchen musst.

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Zwischen den Facebook-Gruppen, Online-Foren, WordCamps, Slack-Communities und Webdesign-Konferenzen gibt es keinen Grund, sich zu isolieren, wenn man ein Geschäft rund um WordPress aufgebaut hat.

Es gibt so viele Gelegenheiten, sich mit anderen in diesem Raum zu verbinden und sich zu verbünden! Also, hab keine Angst davor, da rauszugehen.

Vielleicht findest du jemanden, mit dem du ein gemeinsames Webinar oder einen gemeinsamen Kurs veranstalten kannst. Vielleicht triffst du deine Lieblingsentwickler und beschließt, dich mit ihnen zusammenzutun. Oder du könntest einen anderen Agenturbesitzer treffen, der sich die Empfehlungen teilen möchte, da sich deine Nischen nicht überschneiden.

Man weiß nie, wen man trifft, wie man sich gegenseitig helfen kann oder was man durch mehr Zeit in der WordPress-Community lernt.

Zusammenfassung

Da WordPress weiterhin den größten Marktanteil im Bereich der Webseiten-Erstellung hält, ist jetzt ein fantastischer Zeitpunkt für die Gründung einer WordPress-Agentur.

Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass sich ein freiberufliches WordPress-Geschäft erheblich von einer Agentur unterscheidet, die eine vollständige Palette von Dienstleistungen und wiederkehrenden Produkten anbietet.

Du kannst nicht einfach einen Schalter umlegen und plötzlich der Welt verkünden, dass du jetzt eine Agentur leitest. Es gibt eine Menge Arbeit, die in das Backend gehen muss, bevor man anfangen kann, die Früchte des Besitzes einer Agentur zu ernten.

Das musst du:

• Definiere deine Mission, damit du dir erfolgreich einen Raum für dich selbst schaffen kannst.
• Wähle Dienstleistungen aus, die deine Kunden tatsächlich benötigen und von denen sie profitieren werden.
• Lege faire, aber wettbewerbsfähige Preise fest, die es dir ermöglichen, Gewinne zu erzielen und das Wachstum deiner Agentur zu fördern.
• Wähle einen Namen, der einen starken und einzigartigen Eindruck auf deine Agentur macht.
• Erstelle eine Webseite, die einen Teil der Vertriebs- und Marketingarbeit für dich erledigt.
• Beschäftige dich mit den rechtlichen Aspekten der Führung einer Agentur.
• Stelle ein Team zusammen, das deine Mission jetzt und in Zukunft unterstützt.
• Erstelle eine Toolbox, die es dir ermöglicht, schneller und besser als je zuvor zu arbeiten.
• Entwickle Prozesse, die es dir ermöglichen, zu skalieren.
• Automatisiere Berichte, damit du immer auf dem neuesten Stand der wichtigsten Leistungskennzahlen für deine Agentur bist.

Wenn du von all dem überwältigt bist, dann ist die Gründung einer WordPress-Agentur vielleicht nicht in Sicht (was völlig in Ordnung ist).

Es gibt bestimmte Kunden, die sich zu Agenturen hingezogen fühlen werden, aber wo bleibt der Rest? Es wird immer Freiberufler und Boutique-Unternehmen für WordPress geben müssen, um kostengünstige und persönlichere Dienstleistungen anzubieten, die diese Kunden wünschen.

Halte diesen Leitfaden dennoch griffbereit, wenn du bereit bist, zu wachsen. Selbst wenn es nicht dein Ziel ist, eine große Agentur zu gründen, gibt es hier eine Menge geschäftsfördernder Strategien, die du für ein kleineres WordPress-Geschäft nutzen kannst.

Hast du schon einmal daran gedacht, eine WordPress-Agentur zu gründen? Wenn nicht, was hat dich daran gehindert? Wenn du erfolgreich eine Agentur aufgebaut hast, was war schwieriger als erwartet? Erzähl es uns in den Kommentaren!

Suzanne Scacca

Suzanne Scacca is a WordPress, web design, and SEO specialist. When she’s not testing WordPress tools or scouring the web for awesome design examples, she’s on Twitter sharing tips on how to make the web a better place.

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